Redakteure und Gestalter arbeiten von unterschiedlichen Orten aus zum selben Zeitpunkt am gleichen Dokument. Bei einer konventionellen Vorgehensweise ist der Aufwand für Briefings, Koordination und Kontrollen gross. Mit dem Einsatz eines Redaktionssystems arbeiten alle Mitwirkenden auf einer zentral gespeicherten Datenbasis. Dies vereinfacht die Abläufe und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.